プライバシーポリシー

１．はじめに

株式会社オークサービスソリューション（以下「当社」）は、業務上、お客様やお取引先の皆様の氏名、住所を初めとする個人情報を取得し使用させていただいております。当社は、これらの個人情報の適正な取り扱いと保護を重大な責務と認識し、この責務を果たすために、以下の方針および原則を定め、これを実行し維持いたします。

２．方針

(1) 法令の遵守と取り扱いの改善について
「個人情報の保護に関する法律」並びにその他の関係法令を遵守するとともに、一般に公正妥当と認められる個人情報の取り扱いに関する慣行に準拠し適切に取り扱うとともに、絶えずその取り扱いの改善に努力いたします。

(2) 社内規程の整備と周知徹底について
個人情報の取り扱いに関する規程を明確にし、従業者（役員、社員、契約社員、アルバイト、派遣社員を含む）に周知徹底いたします。また、取引先等に対しても個人情報を適切に取り扱うように要請します。

(3) 個人情報の適切な取得と利用目的の特定について
個人情報の取得に際しては、適法かつ公正な手段によって行い、利用目的を特定して通知または公表し、その利用目的に従って個人情報を取り扱います。

(4) 個人情報の安全管理について
個人情報の漏洩、紛失、改ざん等を防止するため、必要な対策を講じて適切な管理を行います。

(5) ご本人さまからのご依頼および苦情受付について
本方針や保有する個人情報について、お客さまをはじめとするご本人さまから開示、訂正、削除、利用停止の依頼、また苦情のお申出を受ける際は、窓口を明確にして誠意を持った応対を行います。

３．個人情報の利用目的等

当社は、当社の各事業を遂行するためにさまざまな場面で必要な個人情報を取得し、その一部は「個人データ」あるいは「保有個人データ」として管理し使用いたしますが、これらの個人情報の利用目的は下記の通りであります。但し、個人情報を取得後、当該個人情報の利用目的を別途ご本人さまに通知または公表する場合、あるいはご本人より書面（ホームページなど電子的方式も含みます）にて個人情報を取得するに当たり、利用目的を具体的に特定して明示している場合はそれらによります。また、当社は、業務を円滑に進めるため、業務の一部を外部の取引先に委託し、必要な範囲内で個人情報を業務委託先に開示・提供いたしますが、その際には、委託先の審査や契約面での取り決めを行ない、適切な監督を実施します。

(1) 当社が行う全事業におけるお客さま・お取引先に関する個人情報の利用目的
主に該当する事業における業務・サービスの遂行に利用します。
当社及び当社グループ企業の行う該当事業以外の事業におけるマーケティング活動・商品開発並びにサービス提供のために利用する場合もあります。

(2) 当社が請け負う各種委託業務において入手する個人情報・個人データの利用目的
委託業務を遂行するためにその範囲内においてのみ利用いたします。

(3) 株主名簿における株主の皆さまの個人情報の利用目的
会社法に基づく権利の行使・義務の履行の利用いたします。
株主の皆さまへ各種便宜を供与するために利用いたします。
株主の皆さまと当社との関係を円滑にする各種の方策を実施するために利用いたします。
各種法令に基づく所定の基準による株主データ作成等、株主管理のために利用します。

(4)当社の従業者（役員、従業員等）の個人情報の利用目的
人事・教育・福利厚生等の人事管理業務全般の遂行のために利用します。
その他各従業者が関連する事業・業務の遂行のために利用します。

(5) 反社会的勢力の取引排除に対する基本方針に基づく個人情報の利用目的
反社会的勢力との取引排除を目的として、当社が別途規定する反社会的勢力の取引排除に対する基本方針に基づき利用いたします。

４．第三者への開示・提供

当社は、前記の通り業務委託先へ提供する場合、及び下記のいずれかに該当する場合を除き、個人情報の第三者への開示・提供は致しません。

(1) お客さまご本人の同意がある場合
(2) 本人を識別することができない統計的なデータなどの状態で開示・提供する場合
(3) 法令に基づき開示・提供を求められた場合
(4) 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、お客さまの同意を得ることが困難である場合
(5) 国もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が公的な事務を実施するうえで、協力する必要がある場合であって、お客さまの同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(6) 次項に掲げる者に対し共同利用を目的に開示・提供する場合

5．個人情報の共同利用

当社は、下記の当社グループ会社との間で個人データを共同利用いたします。

(1) 共同して利用する個人データの項目
当社の事業及びそれらの周辺事業のお客さまデータのうち個人の氏名、住所、電話番号、メールアドレス、個々のお取引に関する個人情報

(2) 共同して利用するグループ会社及びその利用目的
(株)オークサービス
　利用目的：上記「３．個人情報の利用目的等」に記載している利用目的の範囲内
　苦情等連絡窓口：03-6831-9670

(3) 個人データの管理について責任を有する者の名称
株式会社オークサービスソリューション

6．開示、第三者提供記録の開示

当社の保有個人データに関して、お客さまご自身の情報の開示をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間および範囲で回答します。

７．訂正・削除等

当社の保有個人データに関して、お客さまご自身の情報について、訂正、追加または削除をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報の訂正、追加または削除をします。

8．利用停止・消去

当社の保有個人データに関して、お客さまご自身の情報の利用停止または消去をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で利用停止または消去します。これらの情報の一部または全部を利用停止または消去した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがありますので、ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。（なお、関係法令に基づき保有しております情報については、利用停止または消去のお申し出には応じられない場合があります）

9．開示等の受付方法・窓口

当社の保有個人データに関する、上記6、7、8のお申し出およびその他の個人情報に関するお問い合わせは、別途個別にご案内している場合を除き、以下のご連絡先にて受付いたします。

(1) 受付手続
開示等のお求めは下記宛、所定の申請書に必要書類に記入の上、郵送または電子メール等によりお願い申し上げます。なお、封筒表面の余白には「親展」と朱書願います。
〒104-6023 東京都中央区晴海1丁目8番10号
株式会社オークサービスソリューション
総合管理部　個人情報開示等請求受付係

(2) ご提出頂く書類
開示等のお求めに際しては、次の当社所定の申請書フォームを当社あてにご請求いただき、該当事項を記入、本人確認書類とともに上記あて先に送付または送信願います。記あて先に送付願います。
・本人確認書類
運転免許証のコピー、パスポートのコピー、健康保険の被保険者証のコピーのいずれかひとつ
・委任状及び印鑑証明
代理人からのお申込みの場合は、本人が代理人に請求を委託する旨の委任状及び当該委任状に押捺された本人印の印鑑証明

(3) お取扱手数料
開示等のお求めにつきましては、お取扱手数料として申請書一通につき5,000円（税抜）を頂戴いたします。お支払いにつきましては、下記の弊社名義の銀行口座に予めお振込み頂き、振込受取証（ATM利用控でも可）を申請書の裏面に添付のうえ郵送願います。なお、振込手数料につきましては、お客さまにてご負担頂きますようお願いいたします。

三菱UFJ銀行青山支店普通預金 0468588
口座名義株式会社オークサービスソリューション
苦情の受付方法・窓口当社の個人情報取扱に関する苦情につきましては、下記にてお手紙またはお電話により受け付けさせて頂きます。

〒104-6023 東京都中央区晴海1丁目8番10号
株式会社オークサービスソリューション総合管理部
電話：03-3532-8501

〒104-6023 東京都中央区晴海1丁目8番10号
株式会社オークサービス業務管理部
電話：03-6831-9670

代表取締役社長　小段　信一

制定年月日 2023年8月10日